Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del Responsable del Tratamiento #

El Responsable del Tratamiento de los datos personales recogidos a través de este sitio web y de los canales de contacto de Tensoria Digital es:

2. Alcance de esta política #

Esta política aplica al tratamiento de datos personales que realizamos en:

• El sitio web https://tensoriadigital.com y sus formularios.
• Nuestros canales de contacto directo, incluidos correo electrónico y WhatsApp.
• Los servicios de desarrollo de software, automatización, integraciones, chatbots y asistentes basados en inteligencia artificial que prestamos.
• Las relaciones con clientes, prospectos, proveedores y aliados.

Esta política no aplica a los sitios, aplicaciones o servicios de terceros a los que puedas llegar desde nuestros enlaces, ni al tratamiento que una empresa cliente realice por su cuenta con sus propios datos. Tampoco sustituye a las políticas de privacidad de Meta, WhatsApp u otros proveedores, que se rigen por sus propios términos y sobre los cuales no tenemos control.

Hay un caso que merece mención aparte y que se explica en detalle en la sección 11: cuando operamos un chatbot por cuenta de una empresa cliente, es frecuente que esa empresa sea el Responsable del Tratamiento y nosotros actuemos como Encargado. En ese escenario la política aplicable frente al usuario final es la de esa empresa, no esta.

3. Definiciones #

Se usan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012:

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de datos

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del Tratamiento

Quien realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento

Quien decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento

Cualquier operación sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Para efectos prácticos usamos además: cliente (la empresa o persona que contrata nuestros servicios), usuario final (quien interactúa con una solución que desarrollamos u operamos para un cliente) y subencargado (proveedor tecnológico que trata datos por cuenta nuestra).

4. Principios que aplicamos #

El artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 fija ocho principios que se aplican de manera armónica e integral: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

En la práctica esto significa que recogemos únicamente los datos que necesitamos para una finalidad concreta que te informamos de antemano, no los usamos para fines distintos sin una base que lo permita, y mantenemos la reserva sobre ellos incluso después de terminada la relación.

5. Categorías de titulares #

• Visitantes del sitio web. Personas que navegan sin identificarse.
• Prospectos. Quienes escriben por un formulario, WhatsApp o correo solicitando información o una propuesta.
• Clientes y contactos de clientes. Personas naturales que contratan, o que actúan como contacto técnico o comercial de una empresa cliente.
• Proveedores y aliados. Personas de contacto de terceros con quienes trabajamos.
• Usuarios de WhatsApp. Quienes nos escriben por ese canal.
• Usuarios finales de soluciones de clientes. Personas que interactúan con un chatbot, formulario o sistema que operamos por cuenta de un cliente. Frente a estos titulares, con frecuencia actuamos como Encargado y no como Responsable: ver sección 11.

6. Información que tratamos #

No recogemos categorías que no necesitemos. Lo que efectivamente tratamos depende de cómo interactúes con nosotros:

No solicitamos contraseñas, ni claves de acceso a servicios de terceros, ni datos de tarjetas de pago por correo o WhatsApp. Si recibes una solicitud así en nuestro nombre, no la atiendas y escríbenos.

7. Finalidades del tratamiento #

Necesarias para la relación o el servicio

• Atender solicitudes, consultas y cotizaciones.
• Elaborar y remitir propuestas comerciales.
• Celebrar, ejecutar y liquidar contratos.
• Prestar soporte técnico y gestionar incidencias.
• Facturar y cumplir obligaciones contables y tributarias.
• Enviar comunicaciones transaccionales del servicio, como avisos de estado, mantenimiento o seguridad. Estas no son publicidad y no dependen de una autorización de marketing.

Seguridad y prevención de fraude

• Detectar y bloquear abuso, spam, accesos no autorizados y actividad anómala.
• Conservar registros de auditoría y trazabilidad.
• Ejercer o defender derechos en actuaciones administrativas o judiciales.

Mejora del servicio

• Medir el uso del sitio de forma agregada para mejorar contenidos y rendimiento.

Comunicaciones comerciales — solo con autorización específica y revocable, según la sección 9.

8. Autorización y casos en que no se requiere #

Por regla general el tratamiento requiere tu autorización previa, expresa e informada (artículo 9 de la Ley 1581 de 2012), obtenida por un medio que permita su consulta posterior. La recogemos mediante casillas de verificación no premarcadas en los formularios, y conservamos evidencia del texto aceptado, su versión, la fecha y hora y el formulario de origen.

El artículo 10 de la misma ley establece que la autorización no es necesaria cuando se trate de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

9. Comunicaciones comerciales #

Separamos deliberadamente dos cosas que no deben mezclarse: la autorización necesaria para atenderte y prestarte el servicio, y la autorización opcional para recibir publicidad. Aceptar la primera nunca obliga a aceptar la segunda, y negarte a recibir publicidad no afecta la prestación del servicio.

La Ley 2300 de 2023 extiende sus reglas a las relaciones comerciales entre proveedores de bienes y servicios y el consumidor frente al envío de mensajes publicitarios por SMS, mensajería por aplicaciones o web, correo electrónico y llamadas de carácter comercial. En consecuencia:

• No condicionamos una transacción a que aceptes recibir mensajes comerciales.
• Si recogemos datos para alimentar bases con fines promocionales, te lo decimos y debes aceptarlo de manera explícita.
• Mantenemos un mecanismo ágil y sencillo para cancelar en cualquier momento la recepción de mensajes y correos.
• Respetamos los horarios de contacto que fija el artículo 3 de esa ley: de lunes a viernes entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m., y los sábados entre las 8:00 a. m. y las 3:00 p. m., excluyendo domingos y festivos.

Puedes revocar la autorización comercial en cualquier momento escribiendo a los canales de la sección 19 o usando el enlace de baja incluido en las comunicaciones.

10. WhatsApp y plataformas de Meta #

Cuando nos escribes por WhatsApp, tratamos tu número telefónico, el nombre de perfil que la plataforma expone, el contenido de los mensajes, los archivos que envíes y los metadatos de entrega disponibles, con el fin de atender tu solicitud y dar continuidad a la conversación.

WhatsApp es una plataforma operada por Meta, no por nosotros. No controlamos su funcionamiento, su infraestructura, sus políticas ni el tratamiento que Meta realice por su cuenta. La transmisión de tus mensajes a través de esa plataforma se rige por los términos y las políticas de privacidad de Meta y WhatsApp, que te recomendamos consultar directamente.

Conforme a la WhatsApp Business Messaging Policy, un negocio solo puede iniciar conversaciones con usuarios que hayan facilitado su número y otorgado un opt-in, y debe honrar las solicitudes de baja dentro y fuera de WhatsApp. Aplicamos esa regla a nuestras propias comunicaciones y se la exigimos contractualmente a los clientes para los que operamos este canal.

Si quieres dejar de recibir mensajes nuestros por WhatsApp, basta con que lo pidas por ese mismo chat.

11. Chatbots: cuándo somos Responsable y cuándo Encargado #

Esta distinción determina a quién debes dirigirte para ejercer tus derechos, así que conviene que quede clara. La ley la resuelve por un criterio simple: es Responsable quien decide sobre la base de datos y el tratamiento; es Encargado quien trata los datos por cuenta del Responsable.

Con más detalle, distinguimos tres posiciones:

Esta clasificación no es automática ni universal: depende de la operación concreta y de lo pactado en cada contrato. Puede ocurrir que en una misma relación seamos Responsables de unos datos, por ejemplo los de facturación y los del contacto comercial de la empresa, y Encargados de otros, como las conversaciones de los usuarios finales. Cuando tengas dudas sobre a quién dirigirte, escríbenos y te indicamos quién es el Responsable de ese tratamiento específico.

12. Transmisión de datos y contratos con clientes #

Cuando actuamos como Encargado, el tratamiento se sujeta a las instrucciones del Responsable y debe estar soportado en un contrato o cláusula de transmisión de datos que delimite la finalidad, el alcance y las obligaciones de seguridad y confidencialidad de cada parte.

En esa posición no usamos los datos de los usuarios finales para finalidades propias distintas de la prestación del servicio contratado, no los cedemos a terceros salvo instrucción del Responsable u obligación legal, y los devolvemos o suprimimos al terminar la relación según lo pactado y lo que exija la ley.

El anexo de tratamiento de datos para contratos B2B se publicará como documento separado. Mientras tanto, estas obligaciones se incorporan en los contratos particulares.

13. Tratamiento mediante sistemas automatizados e inteligencia artificial #

Parte de nuestros servicios utiliza sistemas automatizados y modelos de inteligencia artificial, propios o de terceros, para interpretar mensajes, generar respuestas, clasificar solicitudes o encaminar conversaciones.

Sobre este punto queremos ser precisos y no prometer lo que no podemos garantizar:

• Las entradas que envías pueden ser procesadas automáticamente, sin que exista necesariamente revisión humana de cada respuesta.
• Las respuestas generadas por estos sistemas pueden contener errores, estar incompletas o desactualizadas. No deben tomarse como asesoría profesional ni como única fuente para decisiones importantes.
• Cuando usamos modelos de terceros, el tratamiento que ese proveedor realice se rige por sus propios términos. No afirmamos que esos proveedores nunca almacenen datos, porque eso depende de cada servicio y configuración.
• Tampoco afirmamos que ningún dato salga de Colombia: buena parte de la infraestructura de nube y de los modelos disponibles se opera desde el exterior. Ver la sección 15.
• Aplicamos minimización: procuramos enviar a estos sistemas únicamente la información necesaria para la finalidad concreta.

Qué información puede llegar a estos sistemas

• El texto de tu mensaje o consulta.
• El contexto reciente de la conversación, para que la respuesta tenga sentido.
• Información pública del negocio configurada como referencia: servicios, horarios, precios.

No enviamos a los modelos tus datos de facturación, credenciales, ni documentos que no formen parte de la consulta.

Cuándo interviene una persona

El asistente deriva a una persona cuando lo pides expresamente, cuando la consulta excede lo que puede resolver, y siempre que se trate de un compromiso comercial: precios cerrados, plazos o alcance de un proyecto no los fija un sistema automatizado.

Uso de las conversaciones

Conservamos las conversaciones para dar continuidad a la atención y para revisar la calidad del servicio. No las usamos para entrenar modelos generales, ni propios ni de terceros. Si un proveedor de modelos conserva o no las entradas depende de su servicio y su configuración, y eso escapa a nuestro control: por eso aplicamos minimización y no afirmamos que «ningún modelo almacena nada».

Te pedimos no compartir por estos canales datos sensibles, historias clínicas, credenciales, información financiera detallada ni documentos confidenciales de terceros, salvo que exista un acuerdo específico que lo contemple.

Puedes pedir acceso, corrección o eliminación de lo tratado por estos sistemas igual que para cualquier otro dato: por los canales de la sección 19, o siguiendo Eliminación de Datos. El detalle técnico y contractual está en el Anexo de Inteligencia Artificial.

14. Proveedores tecnológicos #

Para operar nos apoyamos en proveedores que pueden tratar datos por cuenta nuestra. Los describimos por categoría, porque la lista concreta cambia con el tiempo y una enumeración cerrada quedaría desactualizada:

• Alojamiento web e infraestructura de nube.
• Correo electrónico y entrega de mensajes.
• Plataformas de mensajería, incluidas Meta y WhatsApp.
• Analítica y medición de uso.
• Proveedores de modelos de inteligencia artificial.
• Pasarelas de pago y facturación.
• Herramientas de soporte, monitoreo y respaldo.

Estos proveedores no son empresas nuestras ni están bajo nuestro control. Les exigimos condiciones de confidencialidad y seguridad, pero su tratamiento se rige además por sus propios términos. Si necesitas conocer los proveedores concretos aplicables a un servicio específico, puedes solicitarlo por los canales de la sección 19.

15. Transferencias y transmisiones internacionales #

El artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección, entendiendo por tales los que cumplan los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio. Esa prohibición no rige, entre otros casos, cuando el Titular ha otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia, ni cuando la transferencia es necesaria para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable, contando con su autorización.

Dado que utilizamos infraestructura de nube y servicios de mensajería e inteligencia artificial operados desde el exterior, es previsible que parte de la información se aloje o procese fuera de Colombia. Te lo informamos de manera expresa para que tu autorización sea informada, y aplicamos los mecanismos contractuales que correspondan con cada proveedor.

16. Seguridad de la información #

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información frente a adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, conforme al principio de seguridad del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

Entre otras: cifrado en tránsito mediante HTTPS, control de acceso por roles, credenciales y secretos fuera del código fuente, registros de auditoría, límites de intentos en los formularios y accesos, y respaldo periódico de la información crítica. No detallamos la arquitectura interna, porque publicarla facilitaría precisamente los ataques que buscamos evitar.

Ningún sistema es completamente invulnerable. No prometemos seguridad absoluta: prometemos diligencia, medidas proporcionadas al riesgo y una respuesta ordenada cuando algo falle.

17. Incidentes de seguridad #

Contamos con un procedimiento para atender eventos como accesos no autorizados, filtraciones, robo de credenciales, explotación de vulnerabilidades, malware, compromiso de un proveedor, indisponibilidad o manipulación de información.

Ante un incidente contenemos el evento, evaluamos el alcance y los datos afectados, adoptamos medidas correctivas y documentamos lo ocurrido. Gestionaremos los incidentes y realizaremos las comunicaciones que resulten exigibles conforme a la legislación aplicable y a la naturaleza del incidente, incluido el reporte a la autoridad competente cuando proceda. No prometemos notificar todo incidente de forma inmediata, porque una promesa así no sería realista ni responsable: primero hay que entender qué pasó para informar algo cierto.

Si detectas una vulnerabilidad o un uso indebido de nuestros sistemas, escríbenos a tensoriadigital@gmail.com o, mientras ese buzón se habilita, a hola@tensoriadigital.com.

18. Derechos de los titulares #

El artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 te reconoce los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales, especialmente cuando sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error o su tratamiento esté prohibido o no autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley exceptúe ese requisito.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que hemos dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato en los términos que la ley establece.
• Acceder de forma gratuita a tus datos personales objeto de tratamiento.

Estos derechos los ejerce el Titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien actúe por estipulación a favor de otro.

19. Consultas y reclamos: procedimiento y plazos #

Canales. Puedes escribirnos a:

• Correo de habeas data: tensoriadigital@gmail.com
• Correo general: hola@tensoriadigital.com
• WhatsApp: +57 319 506 2957
• Dirección física: CL 16 C # 9 - 21

Indícanos tu nombre, un medio de contacto, la descripción de lo que solicitas y los documentos que quieras hacer valer. Nunca nos envíes contraseñas.

Plazos legales. Son los de los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012:

Si el reclamo está incompleto te lo requerimos dentro de los cinco días siguientes a su recepción. Si transcurren dos meses sin que aportes lo solicitado, se entiende que has desistido. Si recibimos un reclamo que no nos corresponde resolver, lo trasladamos a quien corresponda en un plazo máximo de dos días hábiles y te informamos.

Cuando actuemos como Encargado por cuenta de una empresa cliente, canalizaremos tu solicitud hacia el Responsable y te informaremos de ello, según la sección 11.

20. Datos de niñas, niños y adolescentes #

Nuestros servicios están dirigidos a empresas y a personas mayores de edad, y no buscamos recoger datos de menores. El artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 asegura el respeto a sus derechos prevalentes y proscribe el tratamiento de sus datos personales, salvo aquellos de naturaleza pública.

Si detectamos que hemos recibido datos de un menor sin el soporte adecuado, procedemos a suprimirlos. Si eres madre, padre o representante legal y crees que esto ha ocurrido, escríbenos y lo atendemos con prioridad.

21. Datos sensibles #

Son datos sensibles los que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los que revelen origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, así como los relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos (artículo 5 de la Ley 1581 de 2012).

No solicitamos datos sensibles y te pedimos no incluirlos en formularios, mensajes ni archivos. Ninguna actividad nuestra los requiere. Si por iniciativa propia los envías, ten en cuenta que el artículo 6 exige autorización explícita para su tratamiento y que no estás obligado a autorizarlo.

22. Analítica y medición de uso #

23. Cookies y tecnologías similares #

Usamos cookies y tecnologías similares para que el sitio funcione, recordar preferencias y medir su uso de forma agregada. No todas cumplen la misma función ni requieren el mismo tratamiento: las estrictamente necesarias permiten operar el sitio, mientras que las de analítica o marketing responden a finalidades distintas.

Puedes bloquear o eliminar cookies desde la configuración de tu navegador; algunas funciones podrían dejar de operar correctamente. Publicaremos una política de cookies detallada como documento independiente.

24. Conservación de la información #

No fijamos un plazo único, porque sería arbitrario. Conservamos cada dato mientras subsista la finalidad que justificó su recolección y, después, durante el tiempo necesario para atender obligaciones legales, contables, tributarias o contractuales, o para el ejercicio y la defensa de reclamaciones. Los criterios que aplicamos son:

• Prospectos que no se convierten en clientes: mientras siga viva la gestión comercial y por un periodo razonable posterior.
• Clientes: durante la relación contractual y los plazos legales posteriores, en especial los de índole contable y tributaria.
• Registros técnicos y de seguridad: el tiempo necesario para prevención de fraude, auditoría y respuesta a incidentes.
• Datos tratados como Encargado: según las instrucciones del Responsable y lo pactado en el contrato.

Cumplida la finalidad y los plazos aplicables, suprimimos o anonimizamos la información.

25. Supresión y revocatoria #

Puedes revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos por los canales de la sección 19. El procedimiento detallado, incluido el caso de WhatsApp y de aplicaciones de Meta, está en la página Instrucciones de Eliminación de Datos.

La supresión procede salvo que exista un deber legal o contractual de conservar la información. Cuando ese sea el caso te lo informaremos indicando el fundamento y por cuánto tiempo.

26. Autoridad competente #

La autoridad de protección de datos personales en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio, a través de su Delegatura para la Protección de Datos Personales.

Ten en cuenta el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012: para presentar una queja ante la Superintendencia debes haber agotado antes el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o el Encargado. Por eso te invitamos a escribirnos primero: es el camino más rápido y además es el requisito de procedibilidad.

27. Cambios en esta política #

Podemos actualizar esta política cuando cambien nuestros servicios, la normativa aplicable o las políticas de los proveedores de los que dependemos. Cada versión queda identificada con su número y su fecha de vigencia en el encabezado y el pie de esta página.

Cuando el cambio sea sustancial y afecte las finalidades autorizadas, lo comunicaremos por un medio razonable antes de aplicarlo y, si la ley lo exige, solicitaremos una nueva autorización.